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Organisation digitale : la gestion de la caisse

Episode 5 de notre série d'article sur l'organisation digitale et la transformation numérique de votre activité.

Un article de
Mélanie SCHWARTZ
Chargée de solutions numériques

Parole d’experts

Organisation digitale : la gestion de la caisse

Le 16 octobre 2023

Comme vous l’avez sans doute observé, les tickets de caisse ne sont plus automatiquement imprimés depuis 1er août 2023 et ce, en application de la loi n°2020-105 du 10 février 2020 relative à la lutte contre le gaspillage pour une économie circulaire. Heureusement, la dématérialisation vous permet de vous conformer à ce nouveau cadre, tout en bénéficiant de nouvelles opportunités d’activité.

Organisation digitale : la gestion de la caisse

Le premier impact de cette loi pour votre entreprise est l’accélération de la digitalisation de vos processus. En effet, vous devez probablement faire évoluer votre logiciel de caisse ou vous équiper d’une solution moderne capable de prendre en charge différentes fonctionnalités telles que la gestion d’un fichier client et des stocks, la coordination avec votre éventuel site de vente en ligne, le suivi des ventes, la gestion des fournisseurs… Il est alors crucial de vous doter des bons outils informatiques afin de mener à bien votre activité et de réussir votre transition numérique. On fait le point ensemble.

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?

De la gestion des encaissements en passant par la gestion de stocks, les fonctionnalités d’un logiciel de caisse sont multiples. Ces fonctionnalités sont tout autant de process qui, dématérialisés, vous permettront de gagner du temps.

Par définition, un logiciel de caisse est un système informatique qui assure la gestion des ventes réalisées par un commerçant ou un professionnel. Intégré à un terminal de caisse, le logiciel sauvegarde toutes les données liées à une transaction sur une vente ou à une prestation de services et peut, dans certains cas, aller jusqu’à transformer ces transactions en écriture comptable. Le logiciel de caisse assure ainsi la gestion de l’ensemble des encaissements et s’apparente donc à une caisse enregistreuse grâce à son mode de fonctionnement.

Ces logiciels sont des outils adaptés pour remplacer les caisses enregistreuses traditionnelles.

Même si s’équiper d’un logiciel de caisse n’est pas une obligation légale, il se présente comme une solution adaptée pour les dirigeants désireux d’optimiser la trésorerie de leur entreprise.

Comment choisir son logiciel de caisse ?

La volonté de dématérialiser sa fonction caisse en tête, le projet se complexifie souvent au moment de choisir son outil… Parmi les logiciels de gestion d’encaissement, vous retrouverez différentes fonctionnalités importantes, en fonction de votre secteur d’activité :

  • Encaissement et rendu de la monnaie,
  • Exportation de la comptabilité,
  • Edition des tickets de caisse avec les mentions légales (prix TTC, date, numérotation, désignation des services ou produits, coordonnés…),
  • Envoi des tickets de caisse numérisés sur l’espace client,
  • Génération des avoirs,
  • Gestion des différents modes de paiement (carte bancaire, chèque…),
  • Protection des données de paiement des clients et des informations sensibles,
  • Elaboration de statistiques,
  • Gestion du stock en temps réel…

La compatibilité de l’intégration d’un logiciel de caisse à vos outils peut vous permettre de simplifier les tâches au quotidien.

Vous l’aurez compris, en fonction de votre activité, le logiciel de caisse prend en charge tout ou partie des étables de vos encaissements.

Notre conseil Yzico : nous vous recommandons de choisir une solution ergonomique, simple d’utilisation et certifiée par un organisme accrédité afin de garantir la sécurité de vos données.

En France, l’utilisation d’un logiciel de caisse n’est pas obligatoire sur le plan légal. Cependant, si vous décidez d’en utiliser un, vous devez vous conformer à certaines exigences pour être en règle. Ces exigences s’appliquent aux logiciels de caisse certifiés NF525 et comprennent les critères suivants :

  1. Inaltérabilité des données : votre logiciel de caisse doit garantir que les données enregistrées ne peuvent pas être modifiées une fois enregistrées,
  2. Sécurisation des données : votre logiciel de caisse doit protéger les données enregistrées contre tout accès, modification, suppression ou extraction non autorisés.
  3. Conservation minimale des données de 6 ans : les données enregistrées par le logiciel de caisse doivent être conservées pendant au moins 6 ans.
  4. Système d’archivage : votre logiciel de caisse doit être capable d’archiver les données enregistrées et de les rendre disponibles pour les vérifications fiscales si nécessaire.

L’entreprise utilisant un logiciel de caisse non certifié encourt une amende de 7500€ et doit réaliser une mise en conformité dans un délai de 60 jours.

Pourquoi utiliser un logiciel de caisse dans votre entreprise ?

Grâce à ses différentes fonctionnalités, le logiciel de caisse peut représenter un outil indispensable pour la gestion d’un grand nombre de tâches et vous assure :

  • Une bonne gestion des encaissements et des stocks, puisque le programme est capable de procéder automatiquement à des calculs complexes en un minimum de temps,
  • La précision des données (sur les produits, références, prix…), son utilisation permet de diminuer les risques d’erreur,
  • Un suivi des ventes en temps réel qui permettra de suivre l’activité, d’analyser vos statistiques et d’anticiper les éventuels écarts,
  • Une expérience client garantie grâce à la gestion des comptes qui vous permettront de mieux comprendre les habitudes d’achats de votre clientèle.

Le logiciel de caisse vous permet de bien gérer votre point de vente et votre trésorerie avec efficience.

En mettant en place un logiciel de caisse, vous dématérialisez une grande partie de votre processus de ventes, c’est un premier pas vers la digitalisation de votre activité.

Vous l’aurez compris, les technologies numériques peuvent devenir un allié indispensable pour vous, chef d’entreprise, en apportant des réponses innovantes et efficaces à chacune de vos questions.

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