La révolution numérique, responsable de nombreux changements organisationnels et légaux ces dix dernières années, a ainsi généralisé l’utilisation de la facture électronique. Afin d’uniformiser les conditions d’utilisation et de répondre aux directives européennes et à l’administration fiscale, un nouveau standard de facturation est né : la norme Factur-X.
Qu’est-ce que la Factur-X ?
La Factur-X est un nouveau format standardisé qui répond aux normes européennes (Comité Européen de la Normalisation – CEN , Forum National de la Facture Electronique – FNFE).
« Ce format se compose en fait d’un fichier au format PDF lisible pour les utilisateurs (qui permet de rendre le contenu visible pour l’œil humain tout en garantissant l’authenticité et l’intégrité du document) et de données attachées en XML (langage informatique permettant de structurer et hiérarchiser les informations) qui ont pour but d’automatiser les traitements. »
Concrètement, il s’agit donc d’une facture électronique « mixte », qui comporte deux types de document. Grâce à cela, il est possible d’exploiter à la fois les données en claire dans le PDF et les données structurées issues du fichier XML pour exploiter les factures dans des systèmes d’informations. Les êtres Humains, comme les ordinateurs pourront donc lire ce type de format.
Pourquoi cette norme ?
La Factur-X répond aux objectifs affichés par l’Etat de sécurisation des échanges commerciaux et de lutte contre la fraude à la TVA. Elle doit faciliter grandement le quotidien des dirigeants d’entreprises. Cette nouvelle norme devrait permettre de réduire les délais de paiement, réaliser des rapprochements automatisés et plus largement de simplifier et d’accélérer le traitement de leur facturation et par conséquence son coût.
Comment se préparer ?
Pour l’entreprise qui émet des factures au format Factur-X, la mise en œuvre est simple. Il lui suffit de continuer à éditer les factures au format PDF avec toutes les mentions légales. Pour convertir la facture du format PDF à une Factur-X, il sera nécessaire de passer par un intermédiaire ou une plateforme de dématérialisation qui prendra en charge la conversion du PDF.
Sur le plan opérationnel, une solution a été développée par l’État : il s’agit de Chorus Pro, plateforme en ligne de l’Etat permettant de déposer les factures pour les Collectivités et les services publics, où depuis le 25 avril 2018, le format Factur-X est disponible.
ZOOM sur Chorus Pro
Sont également évoqués différents types de prestataires : une plateforme publique, mais aussi des plateformes privées. Actuellement, beaucoup d’acteurs essaient de se positionner sur le sujet. L’Ordre des Experts Comptables a d’ailleurs déjà développé une solution intitulée : jefacture.com
« En fin de compte, l’obligation d’utiliser une facture électronique standardisée va donc aider les entreprises à poursuivre leur transition numérique. Elle permettra également de faciliter les échanges au sein de l’UE, car beaucoup de pays européens comme l’Italie, l’Espagne ou les Pays Bas ont déjà mis en place l’automatisation de leur collecte. »
Les solutions de facturation proposées par l’équipe digitale Yzico prennent déjà en compte la nouvelle norme Factur-X et permet d’éditer toutes vos factures dans ce format. Nos coaches vous accompagnent dans la mise en œuvre d’une solution digitale et répondent à toutes vos questions !