Comme tout autre organisme, les associations peuvent être contrôlées par les administrations afin de s’assurer qu’elles respectent bien les règles de gestion et de fonctionnement auxquelles elles sont soumises. Connaître ces contrôles et leurs modalités permet d’y être préparé et, le cas échéant, les aborder sereinement. N’hésitez pas à vous faire assister par notre pôle association.
L’administration fiscale
Toute association est susceptible d’être contrôlée par les services fiscaux : parce qu’elle a des activités lucratives, parce qu’elle n’en a pas mais perçoit des revenus patrimoniaux, pour vérifier qu’elle répond bien aux critères de non-lucrativité ou que les dons sont correctement déclarés.
Comme pour les entreprises, un contrôle peut subvenir suite à un élément interpelant de la déclaration fiscale ou dans le cadre d’une instruction plus large qui concerne un secteur d’activité spécifique. L’administration peut alors procéder à un contrôle sur pièces (elle étudie les déclarations et éléments fournis à la recherche de possibles incohérences et peut demander des éléments complémentaires) ou à un contrôle sur place, au siège de l’association (recherche plus approfondie).
L’association est avisée du contrôle. L’avis de vérification précise les années concernées et rappelle également à l’association qu’elle a la possibilité de demander à une tierce personne de l’assister. Dans certains cas, l’administration fiscale peut recourir à un contrôle surprise.
Elle ne peut alors procéder qu’à des opérations limitées : constations matérielles et copie de fichiers informatiques. L’administration est par ailleurs autorisée à examiner la comptabilité, opération qui peut se faire à distance lorsque la comptabilité est numérique. Si une ou des erreurs apparaissent, ces contrôles pourront donner lieu à une procédure de rectification.
L’Urssaf
Un contrôle de l’Urssaf concerne principalement les associations employeuses mais pas uniquement pour des remboursements de frais à des bénévoles, suspicion de travail dissimulé par exemple.
Un tel contrôle peut faire suite à une déclaration sociale incohérente, à un contrôle fiscal, ou au contrôle préalable d’un organisme auquel l’association est liée. L’association est informée de la visite de contrôle au moins 15 jours avant.
L’avis ne précise pas la nature des éléments contrôlés ni la période concernée (jusqu’à 3 ans avant l’année courante voire 5 ans en cas de travail illégal). Le contrôle peut s’étaler sur plusieurs mois sans dépasser 3 mois pour les associations de moins de 20 salariés (période pouvant toutefois être prolongée une fois à la demande de l’Urssaf ou de
l’association). Lors du contrôle, l’agent a de grandes latitudes. Il est légitime à accéder à tous les locaux, à interroger des salariés mais aussi des tiers ayant des relations professionnelles avec l’association ou d’autres administrations, à exiger la communication de tout document et à accéder au matériel informatique.
Suite à ce contrôle, l’association reçoit une lettre d’observations à laquelle elle peut répondre et apporter ses arguments dans les 30 jours. L’administration produit ensuite un rapport final.
La Cnil
Dès lors que vous traitez des données personnelles, vous êtes susceptibles d’être contrôlés pour vérifier le respect de la loi Informatique et libertés et du règlement européen sur la protection des données (RGPD). Ces contrôles peuvent avoir lieu sur place, sur pièces, sur audition ou en ligne. Ils sont menés soit dans le cadre du programme annuel, suite à une réclamation ou à un signalement, soit suite à une mise en demeure préalable. Pour un contrôle sur audition, l’association est convoquée au moins 8 jours à l’avance et peut avoir à fournir des documents en amont du rendez-vous. Elle peut se faire assister d’une personne de son choix. Les agents sont habilités à demander « tous documents nécessaires à l’accomplissement de leur mission et à en prendre copie », à accéder aux programmes informatiques et aux données, à s’entretenir avec le personnel.
L’inspection du travail
À la demande d’un salarié ou de manière inopinée, l’inspection du travail peut venir dans vos locaux vérifier la bonne application du droit du travail. Cette visite n’est en général pas annoncée. Les agents sont autorisés à visiter l’ensemble des locaux et à prélever des échantillons des produits et matières utilisés ou fabriqués.
S’ils le requièrent, vous êtes tenus de leur montrer les registres et documents obligatoires.
Les documents permettant de comptabiliser le temps de travail de chacun doivent également pouvoir être fournis pendant un an, voire 3 ans pour les cadres ayant un forfait jours. Suivant les situations, si des anomalies sont mises en lumière, le contrôle pourra donner lieu à une observation, à un avertissement ou à un procès-verbal.
L’ESSMS
L’inspection générale des affaires sociales (IGAS) ainsi que différents réseaux territoriaux (Agences régionales de santé, Directions départementales de la cohésion sociale, etc.) sont habilités à inspecter les établissements et services sociaux et médicosociaux (ESSMS) et contrôler qu’ils respectent bien les normes et conditions de fonctionnement et de prise en charge du public édictées par le Code de l’action sociale et des familles. Les modalités et caractéristiques juridiques dépendent du type de contrôle.
La cour des comptes
Les organismes bénéficiant de dons qui font appel à la générosité du public ainsi que les établissements et services médicosociaux (ESMS) peuvent être contrôlés par la Cour des comptes.
Ses observations sont également communiquées aux autorités de tutelle. Le contrôle est notifié par lettre et suit une procédure rigoureuse : entretien de début en présence du rapporteur et du contre-rapporteur présentant les caractéristiques du contrôle (sur pièce ou sur place, etc.), entretien de fin d’instruction, délibération, contradiction, seconde délibération, observations définitives.
Plusieurs suites peuvent être données : de la communication interne, externe, à des procédures juridictionnelles ou judiciaires.
Se préparer
Ce n’est pas parce que vous faites l’objet d’une vérification que votre association est suspectée de fraude.
Jusqu’à preuve du contraire, vous êtes considérés comme étant de bonne foi. Vous aurez donc tout à gagner à faciliter les opérations de contrôle. Pour cela, un classement logique et ordonné des différents documents comptables, fiscaux, sociaux est un préalable indispensable.
Lorsque vous êtes prévenus d’un contrôle, le mieux est de pouvoir s’y préparer en réunissant les documents qui vous semblent pertinents.
Ayez aussi à disposition les procédures pour accéder aux logiciels d’administration, de comptabilité, de gestion commerciale, de paie, etc.