L’installation d’un dispositif de géolocalisation sur les véhicules de service de l’entreprise constitue avant tout un traitement de données personnelles, soumis au règlement général sur la protection des données et aux règles du Code du travail.
Si cet outil est aujourd’hui largement utilisé pour sécuriser les marchandises, lutter contre les agressions, optimiser les interventions ou assurer la facturation des prestations de transport, beaucoup d’employeurs ignorent encore l’étendue de leurs obligations légales.
Une mise en forme insuffisamment encadrée peut pourtant entraîner des conséquences importantes pour l’employeur :
- impossibilité d’utiliser les données en cas de litige,
- remise en cause d’une sanction disciplinaire,
- contrôle de la CNIL.
Pourquoi la géolocalisation des véhicules de service est-elle particulièrement encadrée ?
Les données issues d’un système de géolocalisation permettent de suivre les déplacements d’un salarié utilisant un véhicule professionnel. À ce titre, elles sont considérées comme des données à caractère personnel.
L’employeur doit donc pouvoir démontrer que le dispositif répond à un objectif légitime et qu’il respecte les principes de protection des données.
Les salariés doivent-ils être informés ?
Oui. L’employeur doit informer individuellement et par écrit chaque salarié concerné avant la mise en œuvre du dispositif de géolocalisation des véhicules de service.
Cette information ne peut pas être vague ou orale. Elle doit être claire, complète et traçable.
Quelles informations doivent être communiquées ?
Le document remis aux salariés doit préciser :
- les finalités du dispositif (sécurité des personnes, protection des biens, meilleure allocation des moyens d’urgence, suivi de la facturation de la prestation de transport, etc.) ;
- la base légale du traitement ;
- l’identité ou la fonction du responsable du traitement, ainsi que ses coordonnées ;
- les destinataires des données, c’est-à-dire les personnes habilitées à les consulter,
- la durée de conservation des données ;
- les droits Informatique & Libertés des salariés (droit d’accès, de rectification, etc.) ;
- la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.
Cette formalité est loin d’être anodine. En l’absence d’information conforme, les données collectées risquent de ne pas pouvoir être utilisées comme élément de preuve dans le cadre d’une procédure disciplinaire ou d’un contentieux.
Comment formaliser cette information ?
Deux solutions peuvent être mises en place :
- intégrer une clause spécifique dans le contrat de travail lors de l’embauche ;
- remettre une note d’information individuelle à chaque salarié déjà en poste.
Dans la pratique, ces deux approches sont souvent complémentaires afin de sécuriser durablement le dispositif.
L’employeur peut-il utiliser la géolocalisation pour contrôler ses salariés ?
La réponse est non, du moins pas comme finalité principale.
Le système de géolocalisation des véhicules de service doit répondre à un objectif déterminé et légitime. Son utilisation ne peut pas avoir pour seul but de surveiller en permanence l’activité des salariés.
Dans quels cas la géolocalisation est-elle autorisée ?
Elle peut notamment être utilisée pour :
- garantir la sécurité des salariés, des véhicules ou des marchandises ;
- optimiser l’organisation des interventions ;
- suivre certaines prestations nécessitant une facturation liée aux déplacements ;
- localiser un véhicule en cas de vol ;
- assurer une meilleure allocation des moyens d’intervention.
Le suivi du temps de travail peut être admis à titre accessoire lorsqu’aucun autre moyen n’existe pour assurer ce suivi.
En revanche, cette finalité n’est pas admise pour les salariés soumis à une convention de forfait annuel en jours.
Qui peut accéder aux données de géolocalisation des véhicules de service ?
L’accès doit être strictement limité aux personnes qui en ont réellement besoin dans le cadre de leurs fonctions.
Les personnes habilitées doivent être sensibilisées aux règles de protection des données et l’entreprise doit être en mesure de justifier les accès accordés.
Cette question est souvent sous-estimée alors qu’elle constitue un point de vigilance majeur en cas de contrôle.
Combien de temps les données peuvent-elles être conservées ?
Les données de géolocalisation ne peuvent pas être conservées sans limite de durée.
La conservation doit être proportionnée à la finalité poursuivie. Une conservation de deux mois est généralement considérée comme suffisante pour la plupart des traitements de géolocalisation, sauf nécessité particulière dûment justifiée.
L’entreprise doit être en mesure de définir une durée précise et de l’appliquer effectivement.
Quel est le rôle du CSE ?
Lorsque l’entreprise dispose d’un Comité Social et Économique (CSE), celui-ci doit être informé et consulté avant la mise en place du dispositif.
Cette consultation fait partie intégrante des obligations de l’employeur et participe à la sécurisation juridique du projet.
Le regard Yzico : anticiper pour éviter les difficultés
En matière de géolocalisation, le principal risque n’est pas l’installation du dispositif, mais une mise en place approximative.
Un oubli d’information ou une finalité mal définie peut suffire à fragiliser une procédure disciplinaire ou à exposer l’entreprise à un contentieux.
Nos équipes juridiques et sociales accompagnent les dirigeants pour :
- analyser la conformité du dispositif envisagé ;
- rédiger les notes d’information destinées aux salariés ;
- sécuriser les clauses contractuelles ;
- vérifier le respect des obligations en matière de droit du travail et de protection données personnelles.
Avant d’installer un dispositif de géolocalisation, posez-vous ces 3 questions :
- Quel est l’objectif poursuivi ?
- Existe-t-il un moyen moins intrusif ?
- Les salariés et le CSE ont-ils été informés ?
Ce qu’il faut retenir
- La géolocalisation des véhicules professionnels constitue un traitement de données personnelles.
- Les salariés doivent être informés individuellement et par écrit.
- Le dispositif ne peut pas avoir pour finalité principale le contrôle de l’activité des salariés.
- L’accès aux données doit être limité aux personnes habilitées.
- Les durées de conservation doivent être définies et respectées.
- Le CSE doit être consulté avant la mise en place du dispositif lorsqu’il existe.
- Une mise en conformité en amont permet de sécuriser durablement les pratiques de l’entreprise.
La géolocalisation peut constituer un véritable outil de pilotage pour les entreprises. Encore faut-il que son utilisation respecte le cadre légal applicable. Anticiper les obligations liées à la protection des données et au droit du travail permet non seulement de limiter les risques, mais aussi de fiabiliser l’utilisation des informations collectées.
Les experts Yzico accompagnent les dirigeants dans la sécurisation de leurs pratiques afin de mettre en place des dispositifs conformes, efficaces et adaptés à leurs besoins opérationnels.