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Gérer les congés payés

Il est temps de s'organiser

Un article de
Laurence NELC DEFRANCE
Juriste en droit social

Parole d’experts

Gestion des congés payés : il est temps de s'organiser

Le 18 avril 2023

Comment se calcule la période de congés payés ? Un salarié en CDD a-t-il droit à des congés ? Un salarié vous informe qu’il a été malade pendant sa période de congés et vous demande si ces derniers sont automatiquement reportés : que devez-vous répondre ? Qu’entend-on par « jours de fractionnement » ? Autant de questions qui méritent une réponse : en quelques lignes, retenez l’essentiel…

Gestion des congés payés : il est temps de s'organiser

Les congés payés, un droit pour les salariés

 La règle est connue de toutes et tous : tout salarié a droit à un congé annuel, que le salarié soit embauché en contrat à durée indéterminée ou déterminée, à temps complet ou partiel, quelles que soient sa catégorie, sa qualification, sa rémunération, etc.

Chaque salarié a droit à 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif (période au cours de laquelle le salarié effectue sa mission sous la subordination de son employeur), accompli pendant la période dite de référence et qui s’étend, en général du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. La durée totale de congés payés ne peut pas excéder 30 jours ouvrables, soit 5 semaines (sauf dispositions conventionnelles plus favorables).

Concrètement, un salarié aura droit à tous ses congés s’il a travaillé 12 fois 4 semaines au cours de la période de référence, la durée du congé payé légal étant de 5 semaines (la durée totale du congé exigible ne pouvant excéder 30 jours ouvrables).

Fixer la période de prise des congés

La durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut pas excéder, en principe, 24 jours ouvrables (sauf pour les salariés justifiant de contraintes géographiques particulières ou en cas de présence au foyer d’un enfant ou adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie) : la 5ème semaine de congés payés ne doit pas être accolée aux 4 premières semaines si elles sont prises en continu.

Mais ce « fractionnement des congés » est toutefois limité, puisque chaque salarié doit bénéficier d’une période minimale de 12 jours ouvrables d’affilée au cours de la période des congés.

Si le congé ne dépasse pas 12 jours ouvrables, il doit être pris en continu ; si le congé dépasse 12 jours, il peut être fractionné, (une des périodes fractionnées devant être au moins égale à 12 jours continus, prise pendant la période comprise entre le 1er mai et le 31 octobre). Un accord collectif peut prévoir d’autres règles.

Une organisation à prévoir

Dans le cas où l’entreprise ne ferme pas, les salariés sont amenés à prendre leurs congés à des moments différents. Il est donc important de fixer dans quel ordre ils vont partir. S’il n’est pas déterminé par convention ou accord collectif, ou par des usages en vigueur dans l’entreprise, c’est à vous de fixer l’ordre des départs en congés, après avis des représentants du personnel.

Vous devez informer vos salariés de la période de prise des congés au moins 2 mois avant l’ouverture de celle-ci.

L’ordre des départs est communiqué à chaque salarié au moins 1 mois avant son départ, par tout moyen (par exemple, par mail, par affichage, en utilisant l’intranet de l’entreprise). Sauf circonstances exceptionnelles, l’ordre et les dates de départ que vous avez fixés ne peuvent pas être modifiés dans le délai d’un mois avant la date prévue du départ.

Rémunération des congés payés

Un salarié en congés doit percevoir une rémunération : cette rémunération correspond à une « indemnité de congés payés » qui est égale à 10 % de la rémunération totale perçue au cours de la période de référence (1er juin-31 mai à défaut d’accord collectif prévoyant une autre période), indemnité qui ne peut pas être inférieure à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait travaillé pendant sa période de congés payés.

Concrètement, soit vous appliquez la règle du 1/10ème, soit vous appliquez la règle du maintien de salaire, étant précisé que vous devez retenir la règle qui est la plus favorable au salarié. Cette indemnité est versée lors de chaque prise de congés et supporte, au même titre que le salaire, les charges sociales et fiscales correspondantes.

Notez que le salarié intérimaire perçoit, lui, une indemnité compensatrice de congés payés, quelle que soit la durée de son contrat).

Nous mobilisons depuis près de 60 ans, en fonction de vos enjeux, des équipes hybrides composées d’experts en ressources humaines, gestionnaires de paie et de juristes en droit social (…) pour un accompagnement, personnalisé, agile et modulable.

Ces équipes maitrisent les lois, les conventions et les règlements pour sécuriser vos pratiques et votre activité avec les dispositions en vigueur. N’hésitez pas à les contacter pour vous aider à organiser la gestion des congés payés au sein de votre structure.

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