Dans le contexte actuel de forte inflation et de hausse du prix des carburants, la loi du 16 août 2022 citée en référence comporte un ensemble de dispositions visant, par des avantages sociaux et fiscaux renforcés et élargis, à préserver le pouvoir d’achat des salariés. Sauf indication contraire, ces dispositions sont applicables au titre des années 2022 et 2023.
L’employeur n’a pas l’obligation de participer aux frais de transport individuel de ses salariés (hormis pour les frais de transports publics). Mais il peut néanmoins décider de les indemniser en tout ou partie. En France, trois dispositions légales permettent aux employeurs de prendre en charge une partie des frais de transport des salariés entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, à savoir :
- Le remboursement obligatoire de 50 % des abonnements pour les transports publics de voyageurs ou les services publics de location de vélos (C. trav. art. L 3261-2) ;
- La « prime transport » permet aux employeurs de prendre en charge tout ou partie du coût du carburant et des frais de fourniture de véhicules non thermiques pour les salariés éligibles sur une base facultative (C. trav. L 3261-3) ;
- Le forfait mobilités durables permet aux employeurs de prendre en charge tout ou partie des frais de transport à titre facultatif, notamment à vélo, en scooter ou en covoiturage (C. trav. art. L 3261-3-1).
Dans un contexte de forte hausse du prix des carburants affectant le pouvoir d’achat des salariés contraints d’utiliser leur véhicule pour se rendre au travail, le législateur incite les employeurs à prendre en charge les frais de déplacement entre résidences habituelles et lieux de travail en 2022 et 2023.
La loi de finances rectificative pour 2022 agit sur les 3 dispositifs précités en incitant les entreprises à aller au-delà de leur obligation légale de prise en charge des titres d’abonnements, en étendant l’accès à la prime transport et en augmentant les plafonds d’exonérations sociales et fiscales en cas de cumul de modes de transport.
Transports en commun
Tout employeur privé ou public situé sur le territoire français est tenu de prendre en charge au moins la moitié du prix des titres d’abonnement souscrits par ses salariés pour leurs déplacements réalisés entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, accomplis au moyen de transports publics, sous condition :
- Le salarié doit utiliser des transports en commun ou un service public de location de vélos pour aller de sa résidence habituelle à son lieu de travail,
- Le salarié doit acheter, pour payer ces transports ou services, des titres d’abonnement. Seules les cartes d’abonnement sont prises en charge par l’employeur. Elles peuvent être annuelles, mensuelles ou hebdomadaires. Les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables.
Cette obligation est valable pour l’intégralité du trajet même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet (par exemple le train et le bus).
Pour les années 2022 et 2023, le seuil d’exonération des cotisations sociales est porté à 75 % (mais le seuil obligatoire de prise en charge demeure à 50 %).
Utilisation d’un véhicule personnel
Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel (voiture ou deux-roues à moteur) pour effectuer le trajet domicile-lieu de travail, l’employeur peut sous conditions :
- soit lui rembourser les frais réellement exposés,
- soit lui verser une indemnité kilométrique calculée selon le barème des frais professionnels publié par l’administration fiscale afin de le rembourser de ses frais. Cette indemnité kilométrique peut être exclue de l’assiette des charges sociales dans des conditions qui diffèrent selon que le salarié est contraint d’utiliser son véhicule ou selon qu’il emprunte ce mode de transport par pure convenance personnelle,
- soit lui verser une « prime de transport » correspondant à la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation d’un véhicule électrique, hybride rechargeable ou à hydrogène.
Le plafond annuel d’exonération de la prime de transport est augmenté pour les années 2022 et 2023 :
- Pour les frais de carburant : 400 € (au lieu de 200 €)
- Pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène : 700 € (au lieu de 500 €)
- En Guadeloupe, Guyane, Martinique et à La Réunion et Mayotte : ces seuils sont respectivement portés à 600 € et 900 €.
Par ailleurs, en 2022 et 2023, la prise en charge obligatoire par l’employeur de 50 % du prix des frais de transports publics est cumulable avec la prime de transport.
Les conditions pour bénéficier de la prime de transport (exemple, être situé dans une zone non desservie par les transports en commun) sont temporairement supprimées.
Le montant, les modalités ainsi que les critères d’attribution de la prise en charge de ces frais de trajets doivent être prévus par accord d’entreprise ou par accord interentreprises, et à défaut, par accord de branche. En l’absence d’accord, l’employeur peut prévoir la prise en charge de ces frais par décision unilatérale, après consultation du comité social et économique, s’il existe.
Aucun justificatif de dépenses de carburant n’est exigé lorsque la prise en charge par l’employeur n’excède pas 400 € pour les frais de carburant, ou 700 € pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène en 2022-2023.
A noter : la prise en charge des frais de trajet sous forme d’indemnité kilométrique permet d’aller au-delà des limites d’exonération mentionnées ci-dessus, l’indemnité kilométrique étant exonérée de cotisations dans les limites fixées par les barèmes kilométriques annuellement publiés par l'administration fiscale. Ce dispositif implique toutefois une gestion plus lourde, avec la nécessité absolue pour l’employeur d’apporter, en cas de contrôle URSSAF un certain nombre de justificatifs.
Forfait mobilité durable
Entré en vigueur en mai 2020, le forfait mobilité durable a vu le jour afin de promouvoir des moyens de transport plus écologiques. Il offre aux employeurs la possibilité d’attribuer une indemnité exonérée de cotisations aux salariés privilégiant les modes de transport dits « à mobilité douce » pour effectuer leurs trajets entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.
On entend par « mobilité douce » :
- le vélo, avec ou sans assistance,
- le covoiturage en tant que conducteur ou passager,
- les transports publics de personnes (autres que ceux concernés par la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement),
- les autres services de mobilité partagée.
Le forfait mobilités durables se substitue aux indemnités kilométriques vélo et aux indemnités forfaitaires de covoiturage.
Le montant, les modalités ainsi que les critères d’attribution de la prise en charge de ces frais de trajets doivent être prévus par accord d’entreprise ou par accord interentreprises, et à défaut, par accord de branche.
En l’absence d’accord, l’employeur peut prévoir la prise en charge de ces frais par décision unilatérale, après consultation du comité social et économique, s’il existe.
Cette prise en charge prend la forme d’une allocation forfaitaire dénommée « forfait mobilités durables ».
Grâce à la loi n° 2022-1157 du 16 août 2022 de finances rectificative pour 2022, le plafond exonéré de ce forfait est porté à 700 € (au lieu de 500 € en 2021) pour les années 2022 et 2023. Lorsque le salarié cumule le forfait mobilités durables avec la prise en charge obligatoire des frais de transports publics, le plafond d’exonération est relevé de 600 à 800 €.