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Vacances d’été

Pensez à planifier la gestion des congés payés dans votre entreprise !

Un article de Florie AUGUSTO BOIVIN

Juriste en droit social

Parole d’experts

Vacances d’été : Pensez à planifier la gestion des congés payés dans votre entreprise !

Le 11 mai 2022

33%, c’est la proportion de salariés qui partent en congés au mois d’août.
Dans quelques mois, l'été sera à nos portes. Il est donc temps faire un point sur les règles à connaître pour gérer en toute sérénité les départs en congés payés de vos salariés.

Avez-vous déjà commencé à planifier cette période ? Quelles sont les règles imposées par le Code du travail ? Comment faire pour organiser la saison estivale ? Quelle méthode avez-vous l’intention d’utiliser ?

Vacances d’été : Pensez à planifier la gestion des congés payés dans votre entreprise !

Cinq semaines de congés payés par an

En France, chaque salarié ou apprenti, qu’il soit employé à temps complet ou partiel, acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif. Ces droits à congés payés sont acquis pendant une période dite « d’acquisition ». Cette période est fixée par le Code du Travail du 1er juin N au 31 mai N+1, mais des dates différentes peuvent être fixées par la convention collective ou par un accord d’entreprise.

Attention, si votre entreprise est affiliée à une caisse de congés payés (secteur du bâtiment et des travaux publics par exemple), la période de référence applicable s’étend du 1er avril N au 31 mars N+1, soit du 1er avril 2021 au 31 mars 2022.

L’employeur a la possibilité de décompter les congés payés en jours ouvrés ou en jours ouvrables.

Sont considérés comme jours ouvrables tous les jours de la semaine à l’exception :

  • du jour de repos hebdomadaire légal (dimanche en principe) ;
  • des jours reconnus fériés par la loi et habituellement non travaillés dans l’entreprise.

En revanche, le second jour non travaillé de la semaine du fait de la répartition de l’horaire de travail sur 5 jours (par exemple le samedi), est également un jour ouvrable.

Les jours ouvrés correspondent aux jours travaillés dans l’entreprise (généralement du lundi au vendredi). Dans ce cas, les salariés acquièrent 25 jours ouvrés de congés payés par an.

Exemple : un salarié qui a travaillé dans la même entreprise du 1er juin 2021 au 31 mai 2022 cumule l’équivalent de 5 semaines de congés payés, soit 30 jours ouvrables ou 25 jours ouvrés.

Pour rappel, l’organisation des congés payés relève de la responsabilité de l’employeur.

Comment fixer les dates de prise de congés payés ?

Informer les salariés quant à la période de prise du congé principal

La première étape est d’informer le personnel de la période pendant laquelle le congé principal doit être pris.

Le congé principal se différencie de la 5ème semaine de congés payés et doit être d’au moins 12 jours ouvrables consécutifs (soit 2 semaines), sans pouvoir dépasser 24 jours ouvrables consécutifs (soit 4 semaines).

En principe, cette période de prise du congé principal s’étend du 1er mai au 31 octobre. Par exception, certaines conventions collectives ou un accord d’entreprise prévoient une période différente.

L’information relative à la période de prise du congé principal doit être portée à la connaissance du personnel au moins 2 mois avant l’ouverture de cette période.

Etablir un calendrier des départs en congés

Une fois les salariés informés de la période pendant laquelle les congés doivent être pris, l’employeur doit fixer les dates de congés de chacun d’entre eux, après avis du CSE, s’il existe. En effet, la détermination des dates de congés relève du pouvoir de direction de l’employeur.

Si vous décidez de la fermeture totale de votre entreprise, tous les salariés seront en congés payés pendant la période de fermeture. Si ce n’est pas le cas, on parle de congés par roulement.

En cas d’attribution des congés par roulement, l’employeur doit définir l’ordre de départ en congés. Pour ce faire, l’employeur doit prendre en compte les critères suivants : la situation familiale du salarié (par exemple les congés de son conjoint ou le fait d’avoir des enfants à charge…), l’ancienneté dans l’entreprise et les activités éventuelles auprès d’autres employeurs.

Ainsi, la fixation de l’ordre des départs en congés suit généralement le processus suivant :

  • les salariés indiquent à l’employeur leurs souhaits de dates de congés ;
  • l’employeur accepte ou refuse ces propositions en fonction des nécessités du service et des critères précités ;
  • les dates de congés ainsi déterminées sont portées à la connaissance du personnel au mois 1 mois à l’avance.

A noter que d’autres critères peuvent être définis par convention collective ou par accord d’entreprise.

Point de vigilance : si deux de vos salariés sont mariés ou pacsés ensemble, ils peuvent prétendre à un congé simultané.

S’assurer de la prise effective des congés

Soyez vigilant car vos salariés devront avoir pris l’ensemble de leurs congés payés au plus tard le 31 mai 2023. Les congés non-pris sont en principe perdus, sauf usages ou accords collectifs spécifiques.

C’est à l’employeur de veiller personnellement à ce que les congés soient pris. A défaut, sa responsabilité pourrait être engagée et le salarié serait en droit de bénéficier d’une indemnisation fondée sur le préjudice subi pour absence de congés effectifs.

En cas de besoin, sachez qu’il est possible d’accorder le report des congés non pris sur l’année suivante (exemple : si un salarié a été absent pour maladie une grande partie de la période de prise et qu’il n’a donc pas pu bénéficier de ses congés). Dans certaines situations, ce report est de droit pour le salarié (en cas de congé maternité par exemple).

Rémunération des congés payés

Pendant ses congés, le salarié perçoit une indemnité de congés payés. Le calcul de cette indemnité peut s’effectuer selon deux modalités. Il revient à l’employeur d’appliquer, pour chaque salarié, la méthode de calcul la plus favorable.

Ainsi, l’indemnité versée peut être égale soit à 1/10e de sa rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence, soit au montant de la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler (règle dite du « maintien de salaire »).

Si à la date de rupture du contrat de travail les compteurs de congés du salarié font état de congés acquis mais non pris à la date du départ, ces congés doivent donner lieu à versement d’une indemnité compensatrice, son calcul étant identique à celui de l’indemnité réglée aux salariés durant leurs congés payés.

Remarque : si vous relevez d’une caisse de congés payés, le salarié est indemnisé par cette caisse et non par l’employeur.

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