Rien n’interdit un tel changement, l’employeur étant en principe libre d’opter pour le contrat et l’assureur de son choix.
Attention cependant ! Le Code du travail et le droit des assurances vous imposent le respect de certaines formalités, à effectuer dans des délais précis. Rappel des formalités de changement des mutuelles/prévoyance des salariés dans cet article.
Dénonciation des régimes auprès du personnel
Dans la plupart des cas, le changement de la mutuelle et/ou de la prévoyance des salariés suppose le suivi d’une procédure dite « de dénonciation ». Cette procédure comprend :
- La consultation préalable du CSE (pour les entreprises de plus de 11 salariés non couverts par un PV de carence, ce qui implique d’être à jour de ses obligations) ;
- L’information collective et individuelle des salariés.
Ces formalités doivent intervenir au plus tard 3 mois avant la date de la modification des régimes en question ! Autrement dit, pour un changement au 1er janvier 2024, les démarches auprès du personnel doivent avoir été réalisées au plus tard le 30 septembre 2023.
Résiliation des contrats auprès de l’assureur actuel
Les contrats de prévoyance ne peuvent être rompus qu’à la date anniversaire du contrat, moyennant le respect d’un délai de préavis de 2 mois. Cela signifie que pour une résiliation au 31 décembre 2023, la demande de résiliation doit parvenir à votre assureur au plus tard le 31 octobre 2023.
Pour ce qui est des contrats de remboursement des frais de santé, leur résiliation est plus simple. Au-delà de la première année de souscription, le contrat peut être rompu à n’importe quel moment de l’année, moyennant le respect d’un préavis d’un mois seulement.
Souscription de nouveaux contrats
N’oubliez pas que les anciens et les nouveaux contrats doivent se succéder sans intervalle.
En effet, il ne faut pas que vos salariés se retrouvent privés de couverture entre la date de résiliation des anciens contrats et celle de souscription des nouveaux régimes !
Enfin, les nouveaux contrats :
- Doivent être conformes aux stipulations de votre accord de branche, qui peut prévoir niveau minimal obligatoire pour les garanties à offrir à vos salariés ;
- Doivent, selon les cas, donner lieu à rédaction d’un acte appelé Décision Unilatérale de l’Employeur, lequel conditionne le bénéfice des exonérations sociales et fiscales dont les entreprises bénéficient pour le financement des couvertures santé/prévoyance du personnel.
Mettre en place une mutuelle d’entreprise : quelques rappels
La mutuelle d’entreprise a pour objectif de faire bénéficier vos salariés d’une couverture de leurs frais de santé, à des conditions moins onéreuses qu’une mutuelle individuelle.
Vous avez l’obligation de mettre en place une couverture complémentaire obligatoire des remboursements des frais de santé (maladie, maternité, accident). Cette mutuelle doit profiter à tous les salariés : à ce sujet, il faut préciser qu’aucun salarié ne peut être exclu de cette couverture santé au titre d’une clause d’ancienneté d’un contrat.
La mise en place d’une mutuelle d’entreprise résulte souvent d’une décision unilatérale de l’employeur (DUE). Dans ce cadre, vous devez impérativement informer vos salariés de votre décision unilatérale de mettre en place une mutuelle d’entreprise, en leur remettant un document les informant de la nature de la couverture, des bénéficiaires, des garanties, des cotisations et de l’éventuelle ventilation entre employeur et salarié, de la date d’effet, de la durée, etc.
Attention, vous devez être en mesure d’apporter la preuve que vous avez informé vos salariés de la mise en place d’une mutuelle d’entreprise (c’est aussi une des conditions requises pour bénéficier d’une exonération de cotisations sociales).
Informez les représentants du personnel de la mise en place d’une mutuelle d’entreprise. Pensez aussi à remettre au salarié, en même temps, la notice d’information relative au contrat mis en place avec l’assureur, et détaillant l’ensemble des conditions et modalités de remboursement des frais de santé.
Nos juristes spécialistes de la protection sociale complémentaire se tiennent à votre disposition pour vous accompagner dans le cadre de la modification des couvertures santé/prévoyance de votre personnel !